§1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej prowadzonej pod marką „I Hear YOU”, osób korzystających z produktów cyfrowych, programów online, platformy, newslettera, formularzy kontaktowych oraz indywidualnych usług 1:1.

Dokument został sporządzony zgodnie z:

• UK GDPR,

• Data Protection Act 2018,

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (EU GDPR),

• innymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w zakresie, w jakim mają zastosowanie.

Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony prywatności użytkowników oraz bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.

§2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Joanna

osoba prowadząca działalność jako self-employed w United Kingdom,

działająca pod marką:

„I Hear YOU”

E-mail kontaktowy:

contact@joannahearsyou.com

Administrator odpowiada za zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste przetwarzanie danych osobowych oraz za stosowanie odpowiednich środków służących ich ochronie.

§3. Zakres zbieranych danych

W zależności od sposobu korzystania ze strony, produktów lub usług Administrator może przetwarzać:

• dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko, jeśli zostały podane,

• dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail,

• dane podane podczas tworzenia konta użytkownika,

• dane przekazane dobrowolnie za pośrednictwem formularzy kontaktowych, wiadomości e-mail lub innej korespondencji,

• dane związane z zakupem produktów lub usług,

• dane niezbędne do realizacji płatności, przy czym dane płatnicze są co do zasady obsługiwane przez zewnętrznych operatorów płatności,

• dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych, jeżeli ich wystawienie jest wymagane,

• dane techniczne, w szczególności adres IP, rodzaj urządzenia, system operacyjny, typ przeglądarki oraz informacje dotyczące sposobu korzystania ze strony,

• dane statystyczne dotyczące korzystania ze strony, platformy oraz innych usług cyfrowych,

• informacje przekazywane dobrowolnie w związku z korzystaniem z indywidualnych usług 1:1.

Dane przekazywane podczas indywidualnego procesu 1:1

Indywidualny proces 1:1 ma charakter coachingowy, psychoedukacyjny, somatyczny oraz trauma-informed.

W związku z charakterem tej usługi osoba korzystająca z procesu może dobrowolnie przekazywać informacje dotyczące między innymi:

• aktualnego samopoczucia,

• sposobów reagowania na stres,

• reakcji układu nerwowego,

• trudności związanych ze snem, napięciem, przeciążeniem, zamrożeniem lub odcięciem,

• doświadczeń życiowych lub relacyjnych,

• wcześniejszych trudnych lub traumatycznych doświadczeń,

• zdrowia fizycznego lub psychicznego, jeżeli sama osoba uzna te informacje za istotne dla realizacji usługi.

Nie jest wymagane przedstawianie szczegółowej historii traumy, dokumentacji medycznej ani diagnozy.

Administrator nie prowadzi diagnozy medycznej ani psychologicznej i nie gromadzi danych dotyczących zdrowia w celu prowadzenia leczenia lub psychoterapii.

Osoba korzystająca z usługi powinna przekazywać wyłącznie takie informacje, które sama uważa za potrzebne do realizacji indywidualnego procesu.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i nie zachęca do przekazywania informacji, które nie są potrzebne do realizacji konkretnej usługi.

Dane szczególnej kategorii

Niektóre informacje dobrowolnie przekazywane przez użytkownika mogą stanowić dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 UK GDPR oraz EU GDPR, w szczególności dane dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego.

Takie dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji celu, dla którego zostały przekazane, oraz przy zastosowaniu odpowiednich środków ochrony.

Jeżeli przetwarzanie takich danych wymaga wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, Administrator uzyskuje taką zgodę przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania.

Użytkownik może wycofać zgodę na przetwarzanie danych szczególnej kategorii w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• realizacja umowy o dostarczenie treści cyfrowych,

• zapewnienie czasowego lub stałego dostępu do zakupionych materiałów, w zależności od rodzaju produktu,

• realizacja programów edukacyjnych i psychoedukacyjnych,

• zapewnienie dostępu do platformy,

• realizacja indywidualnych usług 1:1 o charakterze coachingowym, psychoedukacyjnym, somatycznym i trauma-informed,

• kontakt organizacyjny związany z ustaleniem terminu indywidualnego spotkania 1:1,

• przygotowanie i realizacja indywidualnego procesu 1:1,

• przygotowanie materiałów, planów, praktyk, pytań do autorefleksji lub innych treści będących częścią zakupionej usługi 1:1,

• tworzenie i obsługa kont użytkowników,

• zarządzanie dostępem do materiałów edukacyjnych i platformy,

• wysyłanie wiadomości związanych z funkcjonowaniem konta użytkownika, procesem rejestracji, dostępem do platformy, realizacją zakupionych produktów lub usług, obsługą subskrypcji oraz innymi sprawami organizacyjnymi dotyczącymi świadczonych usług,

• obsługa płatności,

• wystawianie dokumentów księgowych,

• obsługa zapytań kierowanych drogą elektroniczną,

• odpowiadanie na wiadomości przesyłane za pomocą formularza kontaktowego lub poczty elektronicznej,

• wysyłka newslettera, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę,

• marketing własnych produktów i usług, jeżeli jest on zgodny z obowiązującymi przepisami,

• analiza statystyk strony i sposobu korzystania z usług,

• poprawa funkcjonowania strony oraz jakości świadczonych usług,

• zapewnienie bezpieczeństwa strony, produktów, kont użytkowników oraz świadczonych usług,

• wykrywanie nadużyć,

• dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami,

• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Dane przekazane w związku z indywidualnym procesem 1:1 nie są wykorzystywane do stawiania diagnozy, prowadzenia psychoterapii ani podejmowania decyzji dotyczących leczenia medycznego lub psychiatrycznego.

§5. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się odpowiednio na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b UK GDPR / EU GDPR – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem,

• art. 6 ust. 1 lit. c UK GDPR / EU GDPR – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,

• art. 6 ust. 1 lit. f UK GDPR / EU GDPR – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności zapewnienia bezpieczeństwa usług, obsługi korespondencji, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz prowadzenia odpowiednich analiz statystycznych,

• art. 6 ust. 1 lit. a UK GDPR / EU GDPR – gdy użytkownik udzielił zgody na określone przetwarzanie, w szczególności w odniesieniu do newslettera lub innych działań wymagających zgody.

Dane szczególnej kategorii

Jeżeli w związku z indywidualną usługą 1:1 użytkownik dobrowolnie przekazuje dane dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego albo inne dane szczególnej kategorii, Administrator dodatkowo określa właściwą przesłankę przetwarzania zgodnie z art. 9 UK GDPR / EU GDPR.

W sytuacjach, w których podstawą przetwarzania danych szczególnej kategorii jest zgoda osoby, której dane dotyczą, Administrator może opierać przetwarzanie na:

art. 9 ust. 2 lit. a UK GDPR / EU GDPR – wyraźnej zgodzie osoby, której dane dotyczą.

Wyraźna zgoda na przetwarzanie danych szczególnej kategorii jest dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna.

Zgoda może zostać w dowolnym momencie wycofana.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Administrator nie zakłada automatycznie, że samo przesłanie informacji dotyczącej zdrowia oznacza zgodę na jej wykorzystywanie w innych celach niż obsługa konkretnego zgłoszenia lub usługi.

§6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym działalność Administratora, takim jak:

• operatorzy płatności,

• dostawcy hostingu,

• dostawcy usług poczty elektronicznej,

• dostawcy systemów mailingowych,

• dostawcy usług analitycznych,

• dostawcy usług IT,

• dostawcy platform edukacyjnych lub członkowskich,

• dostawcy narzędzi służących do organizowania lub prowadzenia spotkań online,

• dostawcy usług księgowych i administracyjnych,

• podmioty świadczące usługi techniczne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony lub realizacji zakupionych usług.

Administrator korzysta z usług zewnętrznych dostawców technologicznych wspierających funkcjonowanie strony internetowej, sprzedaż produktów cyfrowych, obsługę płatności, wysyłkę wiadomości e-mail, zarządzanie dostępem do platformy oraz – w razie potrzeby – organizację indywidualnych spotkań online.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji świadczonych usług oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

Dane dotyczące zdrowia, samopoczucia lub doświadczeń przekazywane podczas procesu 1:1 nie są udostępniane osobom trzecim w celach marketingowych.

Dane mogą zostać ujawnione właściwym organom publicznym wyłącznie wtedy, gdy obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów prawa.

§7. Przekazywanie danych poza UK i UE

W związku z korzystaniem z usług podmiotów zewnętrznych dane mogą być przekazywane poza United Kingdom lub Europejski Obszar Gospodarczy.

W takich przypadkach Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, w szczególności Standardowe Klauzule Umowne (SCC), odpowiednie mechanizmy transferu danych obowiązujące na podstawie UK GDPR lub inne prawnie dopuszczalne mechanizmy transferu danych.

Administrator dokłada należytej staranności w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych również w przypadku ich międzynarodowego przekazywania.

§8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów ich przetwarzania.

W szczególności:

• dane związane z realizacją umowy – przez okres jej trwania oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

• dane księgowe – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy podatkowe i rachunkowe,

• dane marketingowe – do czasu wycofania zgody albo skutecznego wniesienia sprzeciwu, jeżeli znajduje on zastosowanie,

• dane związane z kontem użytkownika oraz obsługą subskrypcji – przez okres posiadania konta, korzystania z usług oraz przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa,

• dane statystyczne – przez okres niezbędny do realizacji celów analitycznych,

• dane zawarte w zwykłej korespondencji – przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń,

• dane związane z indywidualną usługą 1:1 – przez okres niezbędny do przygotowania, realizacji i rozliczenia usługi oraz przez dalszy okres, jeśli ich przechowywanie jest uzasadnione obowiązkiem prawnym lub koniecznością ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

W odniesieniu do danych szczególnej kategorii Administrator stosuje zasadę minimalizacji czasu przechowywania.

Informacje dotyczące zdrowia, samopoczucia lub doświadczeń użytkownika nie są przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celu, dla którego zostały przekazane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo albo niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Po ustaniu podstawy do dalszego przechowywania dane są usuwane, anonimizowane albo trwale niszczone.

§9. Prawa użytkownika

Użytkownikowi, w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,

• uzyskania informacji o sposobie ich przetwarzania,

• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,

• usunięcia danych,

• ograniczenia przetwarzania,

• przenoszenia danych,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,

• wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W United Kingdom organem nadzorczym jest:

Information Commissioner's Office (ICO).

W przypadku użytkowników z krajów Unii Europejskiej właściwy może być również lokalny organ ochrony danych osobowych.

W przypadku zapisania się do newslettera użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę na otrzymywanie wiadomości marketingowych poprzez kliknięcie linku rezygnacji znajdującego się w stopce wiadomości lub kontakt z Administratorem.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego przed jej cofnięciem.

Jeżeli użytkownik wycofa wyraźną zgodę na przetwarzanie danych szczególnej kategorii, Administrator zaprzestaje dalszego przetwarzania tych danych w oparciu o tę zgodę, chyba że istnieje inna podstawa prawna umożliwiająca lub wymagająca ich dalsze przetwarzanie.

W celu realizacji swoich praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem pod adresem:

contact@joannahearsyou.com

§10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie stosuje profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających.

Dane dotyczące korzystania ze strony mogą być przetwarzane przy użyciu narzędzi analitycznych, jednak nie służą one do automatycznego podejmowania wobec użytkownika decyzji dotyczących dostępu do usług, zdrowia, diagnozy lub leczenia.

§11. Pliki cookies

Strona może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,

• utrzymania sesji użytkownika,

• zapamiętywania określonych ustawień,

• analizy ruchu na stronie,

• poprawy jakości świadczonych usług,

• zapewnienia bezpieczeństwa,

• prowadzenia działań marketingowych, jeżeli jest to zgodne z obowiązującymi przepisami.

Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej oraz – jeżeli na stronie jest dostępny odpowiedni mechanizm – poprzez ustawienia zgód cookies.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych plików cookies mogą być zawarte w odrębnym Regulaminie plików cookies lub informacji dotyczącej cookies dostępnej na stronie.

§12. Środki bezpieczeństwa

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:

• utratą,

• przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem,

• nieuprawnionym dostępem,

• nieuprawnionym ujawnieniem danych,

• nieuprawnioną zmianą lub modyfikacją danych,

• wykorzystaniem danych w sposób niezgodny z celem ich zebrania.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowany do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

Szczególną ostrożność Administrator stosuje wobec informacji, które mogą dotyczyć zdrowia fizycznego lub psychicznego albo innych danych szczególnej kategorii.

Dostęp do takich informacji jest ograniczony do zakresu niezbędnego do realizacji odpowiedniego celu.

Administrator regularnie monitoruje stosowane środki bezpieczeństwa i dostosowuje je do aktualnych zagrożeń, możliwości technicznych oraz wymagań prawnych.

§13. Poufność informacji przekazywanych podczas procesu 1:1

Informacje przekazywane przez osobę korzystającą z indywidualnego procesu 1:1 traktowane są jako poufne i wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi oraz wykonania obowiązków prawnych Administratora.

Administrator nie wykorzystuje treści indywidualnych rozmów do publikacji, promocji, materiałów marketingowych, postów w mediach społecznościowych ani case studies w sposób pozwalający na identyfikację osoby, której dotyczą, bez jej odrębnej zgody.

Jeżeli Administrator chciałby wykorzystać opinię klienta lub fragment informacji dotyczącej jego doświadczenia w celach marketingowych, odbywa się to wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody albo po trwałej anonimizacji danych w sposób uniemożliwiający identyfikację konkretnej osoby.

Poufność może podlegać ograniczeniom wyłącznie w sytuacjach, w których ujawnienie informacji jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.

§14. Charakter indywidualnych usług 1:1 a przetwarzanie danych

Indywidualne usługi 1:1 oferowane przez Administratora mają charakter coachingowy, psychoedukacyjny, somatyczny i trauma-informed.

Nie stanowią psychoterapii, terapii traumy, świadczenia opieki zdrowotnej, diagnozy psychologicznej, psychiatrycznej lub medycznej ani leczenia zaburzeń psychicznych lub chorób.

Informacje przekazywane w związku z realizacją usług 1:1 nie są przetwarzane w celu prowadzenia dokumentacji medycznej ani podejmowania decyzji medycznych.

Administrator nie wymaga ujawniania diagnoz, dokumentacji medycznej ani szczegółów dotyczących leczenia.

Jeżeli osoba korzystająca z usługi dobrowolnie przekazuje takie informacje, są one traktowane zgodnie z zasadami dotyczącymi danych szczególnej kategorii określonymi w niniejszej Polityce Prywatności.

§15. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

Niepodanie określonych danych może jednak uniemożliwić:

• realizację zakupu,

• utworzenie konta,

• zapewnienie dostępu do zakupionych materiałów,

• wysłanie newslettera,

• odpowiedź na wiadomość,

• zawarcie lub wykonanie umowy,

• organizację albo realizację indywidualnego procesu 1:1.

W przypadku indywidualnej usługi 1:1 użytkownik sam decyduje, jakie informacje dotyczące swoich doświadczeń, zdrowia, emocji lub samopoczucia chce przekazać.

Administrator nie wymaga przekazywania informacji, które nie są konieczne do realizacji usługi.

§16. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,

• zmiany sposobu funkcjonowania strony,

• rozszerzenia lub zmiany zakresu oferowanych produktów lub usług,

• zmiany stosowanych rozwiązań technicznych,

• zmiany dostawców usług zewnętrznych,

• konieczności dostosowania dokumentu do aktualnych wymagań związanych z ochroną danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej.

Zmiany obowiązują od momentu opublikowania nowej wersji dokumentu, chyba że w treści wskazano inną datę ich wejścia w życie.

§17. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności, sposobu przetwarzania danych osobowych albo realizacji praw związanych z ochroną danych można skontaktować się z Administratorem pod adresem:

contact@joannahearsyou.com

I Hear YOU by Joanna
United Kingdom